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Das ist so eine Sache mit der Kommunikation, insbesondere in Unternehmen. Funktioniert die Kommunikation in Abteilungen oder zwischen dem Unternehmen und seinen Kunden nämlich nicht oder sehr schlecht, so kann das schnell viel Geld kosten. Und welcher Unternehmer will das schon? Ist andererseits die Kommunikation im Unternehmen so organisiert, dass neue Informationen möglichst schnell alle erreichen, für die sie relevant sind, kann das entscheidende Wettbewerbsvorteile gegenüber der Konkurrenz bringen. Das wollen praktisch alle Unternehmer! Genau hier kommt Microsofts Sharepoint ins Spiel. Als Teamportal im Internet erlaubt es allen autorisierten Teammitgliedern und bei Bedarf auch Kunden schnellsten Zugriff auf aktuelle Informationen, die für die Weiterarbeit des Arbeitsteams wichtig sind: etwa zu anstehenden Terminen. Es ermöglicht Umfragen, Diskussionen und den bequemen Austausch von Dateien übers Internet. Schnelligkeit ist Trumpf im heutigen Businessleben. Und Microsofts Sharepoint scheint ein geeignetes Instrument dafür.

Nichts ist bedeutender als Information — auch im Wirtschaftsleben?
Manchmal fragt man sich, wie viele Millionen Franken im Jahr wohl allein Schweizer Unternehmen aufgrund mangelnder Kommunikation verloren gehen. Da erreicht beispielsweise eine Information über wichtige Änderungen in Unternehmensprozessen erst nach einer Woche auch den letzten Mitarbeiter. Der hat in der Zwischenzeit Fehler produziert, weil er die Neuerungen nicht in seinen Arbeitsablauf integrieren konnte. Bleibt es beim Einzelfall, so ist der Schaden auf das einzelne Unternehmen begrenzt. Auch das kann weiterreichende Probleme verursachen: schlimmstenfalls gerät das Unternehmen in die Schieflage und muss Mitarbeiter entlassen. Häufen sich solche Schwierigkeiten bei vielen Unternehmen eines Landes, so könnte das schlimmstenfalls gar der Wettbewerbsfähigkeit des gesamten Landes schaden. Oh ja, es ist schon eine interessante Frage, wie sehr die Optimierung des Informationsflusses innerhalb eines Unternehmens zum Unternehmenserfolg beiträgt. Wenn Sie mich fragen: sehr viel! „Zuverlässige Informationen sind unbedingt nötig für das Gelingen eines Unternehmens.“ So sagte es bereits Christoph Kolumbus. Recht hatte der Mann.

Microsofts Sharepoint — die Kommunikationsplattform
Stellen Sie sich vor, ein Teamleiter stellt einen wichtigen Termin in eine Kommunikationsplattform im Internet und alle Mitglieder seines Teams werden sofort via Mail davon informiert. Nicht allein diejenigen, die im Unternehmen anwesend sind, sondern auch eventuelle Zulieferbetriebe, die ausgesourcte Arbeiten übernommen haben, und Aussendienst-Mitarbeiter. Microsofts Sharepoint macht so etwas preisgünstig möglich.

Microsofts Sharepoint kann noch mehr, als Termine zu verwalten: Zeitversetzt kann man etwa alle Mitglieder seines Arbeitsteams fragen, ob sie beabsichtigen, an einer für das Unternehmen relevanten Messe teilzunehmen. Und man darf schnellstmöglich mit Ergebnissen rechnen: auf Wunsch nett aufbereitet als Grafik. Neueste Entwürfe der Unternehmensbroschüre sowie Angebote an Kunden können online gestellt werden und stehen damit allen, die autorisiert wurden, zur Verfügung. Ebenfalls zeitversetzt können die Nutzer — sofern sie Lese- und Schreibzugriff auf die Sharepoint-Plattform haben — alle Entwürfe online diskutieren. Wer möchte, transferiert zusätzlich etwa Adressdaten und Termine aus dem Sharepoint in sein Mail- und Organisationsprogramm Outlook. Oder er überträgt — umgekehrt — Adressen aus seiner Outlookadressdatei auf die Teamplattform, um sie dort allen Kollegen zugänglich zu machen. Exceltabellen lassen sich ähnlich einfach in eine Sharepointliste mit Daten verwandeln. Die Teamplattform kommuniziert sehr gut mit gängigen Officeprogrammen.

Zugriffsrechte und Sicherheit
Für jeden autorisierten Nutzer der Plattform können Zugriffsrechte bestimmt werden, sodass jeder nur sieht, was er sehen darf, nur schreiben kann, wenn die Administratoren ihm das ermöglichen. Sharepoint verteilt allein Informationen an diejenigen, die sie bekommen sollen. Wichtig ist allerdings auch ein ausreichender Virenschutz sowie ein regelmässiges Backup der Plattform, also eine Sicherungskopie, um sie vor Gefahren aus dem Internet zu schützen und bei Problemen Katastrophen zu verhindern.

Sharepoint als UnternehmenszentraleI
nteressant ist auch die Frage, inwieweit Microsofts Sharepoint die Effektivität virtueller Unternehmen wachsen lässt. Vielleicht von Werbeagenturen, bei denen die Grafikerin in Zürich, der Texter in St. Gallen, die Projektleiterin in München und der Buchhalter in Hamburg sitzt? Von Agenturen, die keinen klassischen Unternehmensstandort ausserhalb des Netzes mehr haben? Eines der grössten Probleme für solche Unternehmen, deren Zahl noch gering ist, bestand immer darin, eine möglichst gute und schnelle Kommunikation zwischen den Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern zu organisieren. Wie wäre es da mit Sharepoint? Es bietet sich als Lösung geradezu an! Ebenso spannend wird es, zu verfolgen, ob Sharepoint die Zahl von Telemitarbeitern in anderen Unternehmen mit vielen Mitarbeitern vor Ort wachsen lässt. Schliesslich macht es die Plattform bedeutend einfacher, Teammitglieder von ausserhalb in aktuelle Unternehmensprozesse einzubinden. So steht die wertvolle Mitarbeiterin in Babypause dem Unternehmen eventuell viel schneller wieder zeitweise zur Verfügung. Oder die Unternehmensleitung entschliesst sich, einen Aufgabenbereich komplett an Telemitarbeiter zu vergeben, die Zuhause an ihrem Rechner arbeiten. Damit spart man dann auch Geld für die Ausrüstung eines Arbeitsplatzes.

Sharepoint als Hosting Lösung?
Sharepoint lässt sich selbstverständlich auf dem eigenen Server installieren. Eine Alternative dazu ist
das Hosting von Sharepoint auf einem fremden Server. Ein solches Outsourcing erleichtert doch Einiges:

• Sie können sich weiterhin auf Ihr Tagesgeschäft konzentrieren und haben nichts mit der IT-Infrastruktur zu tun.
• Ein Aufbau von technischem Sharepoint Know-how in Ihrem Unternehmen ist nicht von Nöten.
• Die Verantwortung bzgl. der Verfügbarkeit von Sharepoint liegt beim Hoster.
• Der Hoster kümmert sich um die Sicherheit von Sharepoint

Man sollte also beim Sharepoint Hosting besser professionellen Anbietern vertrauen statt dem eigenen Server. So darf man ohne grosse eigene Mühe darauf bauen, dass das Portal auch dann nicht zusammenbricht, wenn viele auf ihm arbeiten, dass bestmöglicher Virenschutz gewährleistet wird und dass für Backups, also Sicherungskopien des Portals gesorgt wird.

Als preisgünstiger und kompetenter Anbieter hat sich das Unternehmen complIT bewährt: Preis und Leistung stehen bei ihm in einem optimalen Verhältnis und die Kosten überfordern auch das Budget kleinerer Unternehmen nicht.

Schon ab 9 CHF/Monat bekommen Sie Ihr eigenes Sharepoint Portal (5 Teammitglieder, 50MB Speicherplatz). Testen Sie Sharepoint noch heute und registrieren Sie sich für einen Sharepoint Hosting Demozugang. Alle Informationen zu den verschiedenen Sharepoint Hosting Angeboten erhalten Sie auf shareport.ch.

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